11 porad, jak ogarniać

Mamy listopad i powoli kończy się rok. Podsumowujemy wydarzenia i swoje działania. Być może robiliśmy postanowienia, które udały się mniej lub bardziej. Jeśli czujesz, że zabrakło nie tyle, szczęścia, co jakiegoś zorganizowania w Twoim działaniu, to ten poradnik może będzie dla Ciebie pomocny. Oto 11 porad na 11-ty miesiąc roku.

1. Koncentracja. Zaczynamy od spraw ogólnych, które jednocześnie najczęściej bagatelizujemy mając w głowie tylko „rób, rób, rób!”. Twoja koncentracja wynika wprost z Twojego stylu życia. Czy dbasz o swoje zdrowie, ruch czy wartościowy odpoczynek? Czy odmóżdżasz się realizując jakąś pasję? Czy wiesz, że najlepszy czas na myślenie to przedpołudnie, gdy dociera do nas najwięcej światła słonecznego? Może powiesz, że jesteś nocnym Markiem i świetnie pracuje Ci się w nocy. Może to i prawda, ale w nocy nie zadzwonisz, by załatwić ważne sprawy, nie wyjdziesz na uczelnię, do szkoły czy do pracy, a tam przecież też musisz być w dobrej dyspozycji. Tak czy owak, znajdź dobre proporcje snu (15 minut drzemki po południu może dać Ci większego kopa niż 2 godziny słodkiego lenistwa w łóżku), aktywności i odpoczynku, a i ten powinien być mądrze wypośrodkowany między oglądaniem filmu, a np. uprawianiem sportu.

2. Utrzymuj porządek na komputerze i w swoim otoczeniu. Ten poradnik jest dla każdego, czy uczysz się, czy pracujesz. Bez względu na to, w czym ma Ci pomóc, jedno jest pewne – od komputera nie uciekniesz – czy to laptop czy smartfon. Nie oszukujmy się jednak, nawet smartfon nie zastąpi komputera, gdy musisz zrobić dobre rozeznanie w jakimś temacie w sieci, czy napisać porządną pracę. Informatycy parafrazują czasem pewne powiedzenie mówiąc „pokaż mi swój komputer, a powiem ci kim jesteś”. Jest w tym dużo prawdy. Zanim powiesz, że pasuje Ci artystyczny nieład, weź pod uwagę, że w szerszej perspektywie zapchany pulpit i porozrzucane pliki nie tylko nie ułatwią ci szukania materiałów, ale spowolnią też Twoje urządzenie. Zadbaj o to, żeby mieć pliki na osobnej partycji niż Twój system operacyjny (unikniesz przy okazji ich utraty w razie awarii systemu) i pokategoryzuj foldery wg własnych potrzeb. Z czasem zwróci Ci się poświęcony na to czas, przestaniesz o tym myśleć i będziesz utrzymywać porządek automatycznie. Podobnie z Twoim otoczeniem pracy lub nauki. Nikt nie rozstawi Ci optymalnie karteczek na notatki i przybornika na długopisy na biurku, ale zrób to samodzielnie tak, żeby mieć wszystko możliwie sprawnie pod ręką. Wyrzucaj lub odkładaj niepotrzebne rzeczy, a Twój umysł nie będzie absorbowany dziesiątkami elementów dookoła Ciebie.

3. Używaj kalendarza elektronicznego z przypomnieniami (np. dostarczonego jako usługa do poczty lub programu). Kalendarz nie jest tylko dla zapominalskich. Wręcz przeciwnie. Możemy mieć dobrą pamięć, ale gdy wrzucasz coś do kalendarza osiągasz kilka cennych efektów: zapamiętujesz coś lepiej poprzez samą czynność wpisywania do kalendarza, jednocześnie usuwasz z podświadomości konieczność pamiętania o czymś, bo masz spokojną głowę, że kalendarz sam Ci się przypomni w odpowiednim czasie. Dodatkowo możesz dorzucić do urządzenia kilka kalendarzy tematycznych jak święta państwowe czy kościelne, urodziny, powtarzalne wydarzenia, dzięki czemu przy porannym sprawdzaniu od razu rzucą Ci się w oczy ważne rzeczy.

4. Rób listy ToDo (ang. do zrobienia). Nic odkrywczego. Czy to karteczki samoprzylepne na biurku, czy prosty arkusz kalkulacyjny z tabelką, czy bardziej zaawansowane narzędzie do układania ważności i pilności zadań – każde z tych rozwiązań będzie lepsze, niż tylko Twoja własna głowa. Zapisanie na listę pomaga podobnie jak przypomnienie w kalendarzu – sprawa nie uleci, a nie musisz o niej pamiętać non stop. Wrócisz do danego zadania w odpowiednim na to czasie. Może warto zrobić na takiej liście kategorie typu „w domu”, „do szkoły”, „spotkania i wyjazdy” itp.? Zadbaj o miejsce na dodatkowy komentarz, który uzupełni zadanie o jakieś szczegóły. Kiedy już do niego siądziesz, będzie Ci łatwiej. Dla osób, które takie listy prowadzą na pewno dużą przyjemność daje odhaczenie jakiegoś zadania. To czynność niezwykle uwalniająca dla naszej psychiki!

5. Zasada/reguła 2 minut. To zasada znana z metodologii Getting Things Done (ang. załatwiać sprawy). Mówi ona o tym, że jeśli jakieś drobne zadanie nie zajmie Ci więcej jak 2 minuty czasu – zrób je od razu. Zapisanie go na potem samo w sobie zajmie Ci może pół minuty, a może więcej, więc nie oszczędzisz sobie wiele czasu, a kumulowanie się takich rzeczy z tyłu głowy nie jest korzystne. Możesz wpaść w panikę, jak wiele rzeczy masz jeszcze do zrobienia, a tymczasem może się okazać, że wyrobisz się z wieloma z nich w pół godziny.

6. Nie rób wielu rzeczy jednocześnie. Mimo że może Ci się wydawać, że potrafisz działać wielowątkowo, to jednak umysł ma swoje ograniczenia. Niektórzy lubią działać w wirze spraw. Jednak gdy zapytamy doświadczonych menadżerów i ludzi aktywnych, na pewno nie odpowiedzą nam, że rozgrzebują 10 wątków jednocześnie, bo tak się nie da. To co szybkie – załatw od razu (zgodnie z zasadą 2 minut), a inne rzeczy pozapisuj i realizuj po kolei wg ważności i pilności. Uwolnisz głowę od nadmiernego obciążenia, a na każdym zadaniu skoncentrujesz się w 100% i będziesz działać wydajniej.

7. Zanalizuj swój czas i wyznacz priorytety. To ważne ćwiczenie. Usiądź i rozpisz, co robisz każdego dnia i każdego tygodnia. Ile czasu przeznaczasz na różne rzeczy jak nauka, jedzenie, spanie, odpoczynek, siedzenie przy komputerze dla rozrywki (FB, internet) itd. Zrób to uczciwie wobec siebie, bo tylko wtedy ma to sens. Pojawią Ci się przed oczami sfery, które wymagają więcej czasu oraz takie, które można „przyciąć”. Zdecyduj, co dla Ciebie jest ważne. Może pracujesz zbyt wiele i potrzebujesz odpoczynku, a może właśnie zbyt dużo czasu poświęcasz na ślęczenie na Fejsie i potem gonisz jak szalony, żeby wyrobić się ze swoimi obowiązkami? Po co Ci ten stres? Ponadto zadania warto układać wg schematu: nieważne, niepilne, ważne i pilne. Na pierwszy rzut rób rzeczy jednocześnie ważne i pilne. Potem odpowiednio następne. Czasem pilną, ale mało ważną sprawę trzeba będzie wykonać przed ważną, np. zjedzenie obiadu nie jest jakimś wyjątkowo ważnym zadaniem, ale kiedy ssie Cię w żołądku, nic innego nie wykonasz. Zjedz, a potem siądź do ważniejszych rzeczy.

8. Usprawniaj komunikację i buduj relacje. Chcesz przyśpieszyć działania, które wiążą się z innymi ludźmi (a mało co się nie wiąże!)? Bądź komunikatywny, przekazuj informacje precyzyjnie zaznaczając najpierw o jaką sprawę chodzi, a potem mów o szczegółach. Zastanów się, o co chcesz dokładnie zapytać. Zaoszczędzisz czas swój i drugiej osoby. Poza tym, myśląc o tym, co chcemy powiedzieć, często sami znajdujemy już rozwiązanie. Dbaj też o relacje, żeby żyło Ci się dobrze w Twoim otoczeniu. Uśmiech może załatwić bardzo wiele. Nie chodzi też tylko o relacje w szkole czy w pracy, gdy wymieniamy się informacjami, czy coś od siebie wzajemnie chcemy. Dbaj przede wszystkim o swój dom i rodzinę, bo to tu ładujesz akumulatory do działania na co dzień. Działa to też w drugą stronę. Dobra atmosfera w pracy (na którą możesz mieć wpływ) sprawi, że do domu wrócisz z pozytywnym myśleniem i siłami na obowiązki rodzinne.

9. Działaj na modułach i szablonach. Chodzi o to, żeby powtarzalne czynności wykonywać tak, żeby wykorzystywać wcześniejsze materiały i doświadczenia. Przykładem może być wzór pisma lub podanie. Nie twórz go za każdym razem od nowa, ale zrób wzór, odpowiednio zatytułowany, ze swoimi danymi kontaktowymi, a nawet dopiskiem „z poważaniem”. Dzięki temu załatwiając nową sprawę, będziesz mógł tylko poprawić to, co konieczne, a dużo roboty będziesz mieć już za sobą. Oczywiście to przykład dość błahy i pewnie wielu z nas używa takich wzorów, albo szybko wyszuka je w internecie, ale są też mniej oczywiste szablony jak np. raporty, wzory sformatowanych prac na uczelnię (przygotowane nagłówki, wypunktowanie, układ), arkusze z listami do uzupełniania itd. Modułem może być dla Ciebie także jakaś sprawdzona już, stała metoda wykonywania jakiejś czynności. Twoja żona lub mąż może się śmiać, że używasz stałej, gotowej listy rzeczy do spakowania przed wyjazdem. Tyle, że to nie Ty zapominasz potem tego czy owego. 😉 Po co się męczyć?

10. SWOT. Powoli kończąc – tajemniczy skrót, który pochodzi od angielskich słów Strength Weakness, Opportunity, Threat, czyli Siły, Słabości, Szanse i Zagrożenia. To metoda analizy projektów czy pomysłów, polegająca na zrobieniu tabelki i wypisywaniu mocnych stron danego przedsięwzięcia, słabych stron, elementów zwiększających szanse powodzenia czy zagrożeń dla realizacji. Możesz tę metodę stosować, gdy np. zastanawiasz się nad jakąś decyzją i chcesz sobie pomóc obrazując lepiej wszystko, co się z jej podjęciem wiąże. Bardziej jednak chcę Cię zachęcić do zrobienia sobie własnego SWOTa, czyli Twoich mocnych i słabych stron (zalet i wad), a także szans i zagrożeń, które Cię otaczają. Po co? Żeby sprawdzić, czy idziesz dobrą ścieżką w życiu, np. przed podjęciem decyzji o pracę, pójścia do szkoły o określonym profilu, czy nawet myśląc o życiowym powołaniu. Zobacz, czy w nowych okolicznościach się odnajdziesz, zanim jeszcze tam wejdziesz. Dlaczego proponujemy Ci to w poradniku ogarniania? Bo tylko znając dobrze siebie będziesz podejmować właściwe decyzje i będziesz szczęśliwy. Gdy uzmysłowisz sobie, że np. jesteś roztargniony, to będziesz mógł pracować nad tego poprawą, a jednocześnie możesz nauczyć się z tego śmiać i nie wpadać z tego powodu w „doła”. Tak samo odwrotnie, gdy wiesz, że jesteś zdolny – nie dasz sobie wmówić, że jest inaczej. Poznaj siebie, a wiele rzeczy pójdzie Ci łatwiej.

11. Pomódl się. A może raczej – módl się. Być może powinien to być pierwszy punkt poradnika. Nasze ludzkie „ogarnianie” zawsze będzie obarczone ograniczeniami, błędami, pomyłkami. Potrzeba nam Bożego wsparcia w każdej, nawet drobnej czynności, bo wszystko jest łaską. Bądź blisko Boga, a niepowodzenia nie będą boleć tak bardzo, bo i Jezus na ziemi odnosił po ludzku rozumiane porażki, gdy ludzie go nie słuchali i odrzucali. Proś Ducha Świętego o jasną głowę do działania i decydowania, o koncentrację, a także o zdrowe ciało do wszystkich czynności dnia. Ta modlitwa na pewno nie zaszkodzi.

Oczywiście to tylko wybrane wątki, które absolutnie nie wyczerpują tematu. Można by napisać także o porządku w kontaktach w telefonie („kim u licha jest Zbyszek?”, albo „jak ja zapisałem tego faceta od korepetycji?” 🙂 ). Każdy punkt można by rozwinąć do osobnego artykułu. Być może na naszej stronie znajdziesz też z czasem więcej ciekawych porad.

Krzysztof Zieliński