Macierz Eisenhowera czyli jak zarządzać swoimi zadaniami

To jedno z najlepszych narzędzi do efektywnego zarządzania czasem jakie znam.

Zatrzymaj się. Stań na chwilę z boku tego swojego rozpędzonego jak bolid życia i przepuść wszystkie swoje działania przez dwa filtry: przez filtr tego co jest dla ciebie ważne i tego, co jest dla ciebie pilne. Jeśli zrobisz to uczciwie, to odkryjesz w jakim żyjesz chaosie.

Prawo entropii

Mówi nam, że wszystko we wszechświecie (od galaktyki, przez porządek w naszym pokoju, po życie każdego człowieka) ma swój początek w jakiejś określonej strukturze. W jakimś uporządkowaniu. Po to, by w końcu nieuchronnie zmierzać w kierunku chaosu i rozpadu. Jeśli chcemy coś z tym zrobić, musimy ruszyć tyłek. Czas, jak wszystko inne, też podlega prawu entropii. Pozbawiony świadomej kontroli staje się jednym z najbardziej marnotrawionych surowców. Większą wagę przywiązujemy do mądrego zużywania internetowego limitu danych czy paliwa w samochodzie niż do tego, by dobrze wykorzystać dany nam czas. A to chyba jedyny nieodnawialny surowiec jakim dysponujemy.

Kwadrat

Świadomy problemu Eisenhower spróbował znaleźć na to sposób. I tak wpadł na swoją Macierz. Wizualnie to kwadrat podzielony na cztery części. Cztery ćwiartki. Każda z nich przedstawia inny wymiar naszego korzystania z czasu. Co ciekawe – zanurzenie się w macierzy, nie tylko technicznie, pomaga nam uporządkować upływające minuty i godziny. Także pokazuje nam prawdę o nas samych. Tą najgłębszą. Przefiltruj przez nią swoje życie, a dowiesz się na ile jesteś asertywny, leniwy, niepewny własnej wartości, próżny, odpowiedzialny, odważny czy konsekwentny.

Niedoczas

To nieprawda, że cywilizacja czyni nas coraz szczęśliwszymi. Takie było założenie. Takie były naiwne oczekiwania. Gwałtowny rozwój technologii i pogoń za coraz większym luksusem życia to ślepy zaułek. Pomijam już wpływ tego cywilizacyjnego szaleństwa na naszą planetę. Najgorsze jest to, że to szaleństwo uderza w naszą wewnętrzną harmonię i pokój. Przeciętny Kowalski goni z wywieszonym jęzorem za jakimś króliczkiem, myśląc, że to jego szczęście. Zaniedbując przy okazji to, co tym szczęściem naprawdę jest i za czym wcale nie musi gonić! Ja wiem, że trudno wyskoczyć z kręcącej się z dużą prędkością karuzeli. Można się poobijać. Ale dopóki tego nie zrobisz, nie zobaczysz jak bezsensowne jest to kręcenie.

Podział

Zobaczmy na czym polegają owe cztery ćwiartki Macierzy Eisenhowera. Każda z nich ma dwa parametry – parametr ważności i pilności.

Ćwiartka nr 1. Rzeczy ważne i pilne.

Zbyt długie przebywanie w niej może być ryzykowne. To obszar gaszenia pożarów, skutków naszej prokrastynacji, nagłych wypadków. Czasami zajmujemy się rzeczami z tej ćwiartki z własnej winy, a czasem nie. Kiedy na przykład czyjeś dziecko złamie sobie rękę, to mamy do czynienia z książkowym przykładem rzeczy ważnej i pilnej, która taką jest nie z naszej winy. Rodzic natychmiast musi udać się do szpitala, bo tu bezpośrednio chodzi o ważną rzecz – o zdrowie dziecka.

Ale jeżeli latami omijamy gabinet dentysty i w końcu nasze uzębienie osiąga stan absolutnie krytyczny, to mamy do czynienia z rzeczą ważną i pilną, która taką jest z naszej winy. To znaczy, że najprawdopodobniej jesteśmy prokrastynatami. Zbyt długie przebywanie w tej ćwiartce czyni nas zestresowanymi, zmęczonymi, przytłoczonymi i żyjącymi w wiecznym poczuciu niedoczasu.

Co z tym robić? Na wypadki losowe wpływu nie mamy. Jak się zdarzają to po postu trzeba je przyjmować na klatę. Na szczęście nie zdarzają się aż tak często. Ale wiele z naszych ważnych rzeczy wcale nie musi stawać się pilnymi. Wystarczy odpowiednio wcześnie nimi się zająć. Patrz ćwiartka 2.

Ćwiartka nr 2. Rzeczy ważne i niepilne.

Tutaj powinniśmy spędzać najwięcej czasu. To serce skutecznego zarządzania sobą. Skupianie się na sprawach ważnych, ale niepilnych oznacza brak pośpiechu. To działanie perspektywiczne. To planowanie swojej przyszłości. To mądre inwestowanie w to, co dla nas najważniejsze. Tak działają ludzie cierpliwi, konsekwentni i skuteczni.

Chcesz mieć dobry zawód? Zanim zaczniesz studiować na jakiejkolwiek uczelni już możesz rozeznawać temat. Czytać, słuchać, poznawać. Chcesz mieć szczęśliwą rodzinę? Zanim poznasz kogoś, kto będzie TĄ osobą, zalicz dobre rekolekcje dla szukających męża/żony, posłuchaj dobrych konferencji i świadectw ludzi, którzy się na tym znają, poczytaj dobre książki. Chcesz być zdrowy? Już teraz zacznij zdrowo żyć i nie czekaj, aż w sytuacji kryzysowej jakiś lekarz będzie gasił pożar twoich chorób. To tej ćwiartce towarzyszą takie cechy jak produktywność, dyscyplina, dobre relacje, motywacja i spełnienie.

Ćwiartka nr 3. Rzeczy nieważne i pilne.

Kolejna pułapka. Często przebywamy w tej ćwiartce myśląc, że jesteśmy w pierwszej. Owszem, tutaj chodzi o rzeczy pilne, ale ważne dla kogoś innego, nie dla nas. To pozwalanie by inni ludzie obarczali nas swoimi priorytetami. Kto lubi niezapowiedziane wizyty towarzyskie? Mamy odwagę, by odmówić znajomemu pomocy, bo sami mamy w tym momencie ważniejszą sprawę na głowie?

Tkwienie w tej ćwiartce to też zabawa w ratownika innych. To branie na siebie cudzych spraw by zaskarbić sobie czyjąś przychylność. Kupić aprobatę. Nie umiemy odmawiać, bo boimy się odrzucenia. Załamania relacji. Często bierzemy na siebie rzeczy, które przerastają nasze kompetencje. Dlaczego? Bo boimy się do tego przyznać. Boimy się kompromitacji i przyklejenia łatki SŁABY.

Przebywanie w tej ćwiartce generuje uczucie bycia ofiarą, frustrację, poczucie braku sensu działania, żal, lęk przed odrzuceniem.

Ćwiartka nr 4.  Rzeczy nieważne i niepilne.

Tutaj sprawa jest najprostsza. To same śmieci, które jak najszybciej należy wyrzucić. Paradoks jest taki, że to często w niej spędzamy o wiele więcej czasu niż w na przykład w tej drugiej. Ta ćwiartka to ucieczka. To wszelkie złodzieje i pożeracze czasu. Rzeczy, które poza chwilową satysfakcją i zapchaniem czasowej dziury (której nie jesteśmy w stanie wypełnić niczym kreatywnym) przynoszą same straty.

Kompulsywna ucieczka w bezproduktywną aktywność, poczucie bycia pozbawionym sprawczości, niskie poczucie własnej wartości, uzależnienie i depresja. Era elektronicznych komunikatorów sprawiła, że rzeczy nieważne i niepilne stały się dla wielu z nas rzeczami najważniejszymi i najpilniejszymi. Tak działa mechanizm uzależnienia.

Wnioski

Całą mądrość Macierzy Eisenhowera można skompresować w kilku prostych przysłowiach –

Nie odkładaj na jutro tego, co możesz zrobić dzisiaj. To Benjamin Franklin.

Synu, nie bierz na siebie za wiele spraw, bo jeśli będziesz je mnożył, nie unikniesz szkody. To Biblia.

Nie trać czasu na pierdoły. Demotywatory.

Być może to jest czas, by coś z tym zrobić. By zreformować swoją gospodarkę czasem. By zacząć żyć wykorzystując tego życia potencjał. Najważniejsze rzeczy? Zbawienie. Rodzina. Zdrowie. Pasje. Odłóż smartfona i zaplanuj czas na rozmowę z Bogiem. Przestań tyle rozmawiać z ludźmi, którzy mają cię gdzieś i zaplanuj czas na rozmowę z kimś, kto cię kocha. Nie czekaj, aż zacznie boleć tylko już teraz zafunduj sobie kompleksowe badania. Przestań robić to, czego oczekuje od ciebie otoczenie i zacznij robić to co kochasz i to do czego jesteś powołany. Jeśli to ci się uda, powinieneś by szczęśliwym człowiekiem.