Planowanie czasu [analiza]

Czas jest tym, czego potrzebujemy najbardziej, ale wykorzystujemy najgorzej.  William Penn.

Czas to jedyna rzecz, która mija bezpowrotnie i jedyny zasób, którego nie da się odzyskać. Jego właściwe planowanie to konieczność. Brak tego planowania to rażący grzech marnotrawstwa. Nie jest przypadkiem, że powiadamy – czas to pieniądz, a nie – pieniądz to czas. Z dobrze wykorzystanego czasu płyną do nas pieniądze. Ale nie ma takich pieniędzy, za które można by kupić choćby jedną sekundę życia. Zarządzanie czasem to dzisiaj potężna gałąź wiedzy. Tych wszystkich metod, technik i zasad jest multum. Na potrzeby tego tekstu zaczerpnąłem z internetowej skarbnicy garść takowych i wrzuciłem je do mojej mieszarki. Między innymi znalazły się tam Krzywa wydajności REFA, Efekt piły, Metoda GTD, Procedura OATS, Zasada 60:40, Technika Pomodora, Prawo Parkinsona, Mapy myśli, Metoda Salami, Strategia choćby skały srały, Macierz Eisenhowera i wiele innych. Mieszam, mieszam i z tego mieszania uzyskuję zsyntetyzowaną miksturę. Czyli kilka reguł będących fundamentem wszystkich wymyślonych do tej pory sposobów zarządzania czasem. Okazuje się, że to nie jest żadna wiedza tajemna. Cała tajemnica polega na tym, żeby te banalnie proste i znane zasady konsekwentnie stosować.

Lista oczywista

Zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich zadań do wykonania albo rzeczy do zabrania to praktyka, którą stosujemy chyba wszyscy. Żadne wydarzenie nie wystartuje, zanim wcześniej nie powstanie plan dnia. Żaden zespół nie wyjdzie na scenę, jeśli muzycy nie mają listy utworów. Dlaczego takiego planu działania nie stosować w naszym powszednim życiu zawodowym, rodzinnym, duchowym? Plan dnia, tygodnia, miesiąca. Czemu nie? Rodzinny areszt domowy jaki obecnie przeżywamy generuje potrzebę stworzenia takiego planu bardziej niż cokolwiek. Ktoś może się śmiać, ale to naprawdę działa. W konkretnych ramach czasowych umieszczamy najważniejsze rozdziały dnia: pobudka, kawa, modlitwa, praca, przerwa na popołudniową kawę, praca cz. II, obiad, sjesta, ważne telefony, rekreacja, film, lekka kolacja, prysznic, wieczorny chill, modlitwa, sen. I trzymamy się tego choćby nie wiem co. To test naszej dyscypliny. Dzień bez takiego planu, zwłaszcza w większej grupie jaką jest rodzina, to chaotyczne działania od posiłku do posiłku. Wiem co piszę, bo sprawdzałem.

Wszystko ma swój czas

To nie przypadek, że szkoła i praca są zaplanowane w godzinach ranno-popołudniowych. Wtedy nasza efektywność jest największa. Pracoholicy niewiele sobie z tego robią. Sam nim bywam. Jasne, czasem trzeba popracować w nocy. Ale niech to będzie czasem. Generalnie w nocy się śpi.

Centrum dowodzenia

Miejsce naszej pracy to powinno być szczególne miejsce. Wszystko w nim powinno sprzyjać jakości naszego działania. Po pierwsze powinien w takim miejscu panować ład. Ja tak mam i większość populacji tak ma. Lepiej się pracuje w porządku niż w bałaganie. Miejsce naszej pracy niech będzie wolne od bodźców zakłócających. Na przykład od włączonego telewizora. Dziecko odrabiające zadania przy kanale z bajkami to klasyczny przykład edukacji mało efektywnej. Wiecznie dzwoniący telefon. Znamy to. Ja po prostu ustawiam na wyciszony i nie odbieram. Zwłaszcza jak dzwoni mistrz długiej frazy o niczym. Praca w domu to też nie najlepszy pomysł. Domownicy chcąc nie chcąc absorbują nas od czasu do czasu i to wytrąca nas z rytmu. Efekt jest taki, że nie potrafimy skupić się porządnie ani na pracy, ani na sytuacji w domu.

Analiza

Zadanie zadaniu nie równe. Lista zadań to jedna rzecz. Druga to ich przeanalizowanie. Pod wieloma kątami. Nie ma sensu planowanie czegoś, do czego dzisiaj nie mamy predyspozycji. Na przykład nie planujmy długiego joggingu jak się źle czujemy. Plany muszą być realne. I nie może ich być zbyt wiele. Najlepiej wyznaczyć sobie jeden konkretny cel dziennie. I kilka mniejszych. Rosyjskie przysłowie mówi, że kto dwa zające goni, nie złapie ani jednego. A polskie o tym, że nie łapie się stu srok za ogon. Lepiej zrobić jedną rzecz porządnie, niż kilka byle jak. Od czego zacząć? Brian Tracy, autor książki Zjedz tę żabę radzi: jeśli musisz połknąć dwie żaby, zacznij od tej, która budzi większą odrazę. Najlepiej zacząć od tego, czego najbardziej nam się nie chce zaczynać. Kiedy mamy najwięcej energii do działania najłatwiej będzie nam przebrnąć przez to za czym nie przepadamy. A jeśli mamy takie zadania, do wykonania których potrzeba nam kilku minut, najlepiej odhaczmy je od razu. Na przykład trudny telefon. Dobrze mieć coś takiego jak najszybciej z głowy. Najtrudniej jest zacząć wykonywanie zadania. Badania dowodzą, że o wiele łatwiej jest nam dokończyć już rozpoczęte niż jeszcze nietknięte. I jeszcze jedno. Zanim zaczniesz zadaj sobie te trzy ważne pytania: co, dlaczego i jak chcesz to zrobić? Odpowiedzi na nie pomogą ci usystematyzować swoją listę zadań. Wrócę do tego jeszcze.

Prokrastynacja. Wróg numer 1 zarządzania czasem

Prokrastynacja to definicja medyczna. Oznacza patologiczną wręcz skłonność do odkładania wykonania zadań na potem. I tak nie odpowiadamy na maile od razu, bo można to zrobić jutro. Nie tankujemy prawie pustego baku, bo kontrolka rezerwy się jeszcze nie świeci. Nie płacimy rachunków w terminie, tylko czekamy na ostatni moment. Mimo, że kasa na koncie jest. I tak dalej. Tak mamy też z dużymi zadaniami do wykonania. Ich ogrom nas przytłacza na tyle, że odkładamy je w bliżej nieokreśloną przyszłość. Tutaj z pomocą przychodzi nam Metoda Salami. Dzielimy jedno duże zadanie na kilka mniejszych i traktujemy każde z nich jako osobną całość.

Multitasking nie taki dobry

Popularna metoda funkcjonowania w dzisiejszym świecie, gdzie praca i kariera stały się religią. To robienie kilku rzeczy jednocześnie, by spotęgować efekty swojej pracy i maksymalnie wykorzystać czas. Są sytuacje, gdzie multitasking ma sens. Na przykład w trakcie jazdy samochodem można wykonywać ważne telefony, a w czasie joggingu uczyć się języka obcego. Ale generalnie moda na robienie kilku rzeczy na raz to zdaniem naukowców kiepski pomysł. Raczej efekt społecznej obsesji na puncie osobistego rozwoju. Zazwyczaj ludzie, którzy osiągnęli sukces są mistrzami świata w jednej, konkretnej dziedzinie.

Czas to pieniądz

Wyceń swój czas. Pomyśl sobie, ile chciałbyś zarabiać miesięcznie. Trochę w ramach rozsądku, a trochę w ramach marzeń. Zobacz, ile przy takich zarobkach warta jest godzina zegarowa twojego czasu. I z tą świadomością wyceniaj swoją pracę. Pamiętaj, że jeśli ty nie będziesz się cenił, to inni tym bardziej nie będą tego robili. Nie bój się zniechęcić do swojej oferty innych wygórowaną ceną. Jeśli będziesz dbał o jej jakość i pozwolisz innym tą jakość poznać, to wcześniej czy później przyjdą do ciebie i kupią twój towar. Za twoją cenę. Zasada, że to co tanie jest kiepskie, a to co drogie jest dobre, nie traci na aktualności.

Eisenhower

To twórca jednej z najbardziej moim zdaniem trafnych koncepcji planowania czasu. Powiedział: to co ważne, rzadko bywa pilne, a to co pilne, rzadko bywa ważne. Z tej myśli wyprowadził czteroczęściową metodę zarządzania czasem.

1. Ważne i pilne. Sprawy, z którymi nie wolno ci czekać, bo mogą mieć bardzo negatywne skutki dla twojego życia. Konieczność operacji albo ważna rozprawa w sądzie.

2. Ważne i niepilne. To zadania, które prowadzą do realizacji twoich ważnych celów, ale nie mają statusu pilne. To na przykład praca kreatywna, rozwój, budowanie relacji, profilaktyczne dbanie o zdrowie.

3. Nieważne i pilne. sprawy o stosunkowo małym znaczeniu dla naszego życia, ale które trzeba szybko załatwić. Wykonanie drobnej przysługi, opłacenie rachunków, telefon, niektóre umówione spotkania.

4. Nieważne i niepilne. To sterta rzeczy, które spokojnie można olać. To najczęściej one kradną nam najwięcej czasu. To nadmierne oglądanie TV, siedzenie w social mediach i innych takich.

Wentyl

Jest potrzebny wszędzie. W planowaniu czasu też. Dlatego robiąc to musimy mieć świadomość, że nie da się go zaplanować w 100%. Nie pozbędziemy się nieprzewidywalnych zdarzeń losowych, zmienności naszej kreatywności i siły twórczej. Planowanie nie ma na celu przejęcia całkowitej kontroli nad życiem. Ma nam pomóc odnaleźć się w jego nieprzewidywalności. I jeszcze jedno. Jednym z największych sprzymierzeńców efektywności naszej pracy jest odpoczynek od niej. Dlatego na dzisiaj kończę.